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Comment choisir son prestataire billetterie : les éléments à prendre en compte

Tu te lances dans la recherche d’une billetterie en ligne pour ton festival ? Tu as pu te rendre compte qu’il existe beaucoup de prestataires sur ce marché ! Se baser sur le prix le moins cher, ce n’est pas toujours la solution la plus optimal en fonction de la complexité de ton événement. Alors comment trouver la pépite qui correspondra complètement à ton projet ? 

Voici 7 questions à te poser dans ta comparaison :

La plateforme est-elle rapide à prendre en main ?

Lorsqu’on se lance dans la création de sa billetterie en ligne, ou bien qu’on change de prestataire, le plus grand frein peut être le temps passé à prendre en mains la plateforme. L’organisation d’un festival est déjà particulièrement chronophage. Tu as tout intérêt à choisir une plateforme intuitive, qui te fera gagner du temps et pas en perdre !

Pour le premier événement, c’est toujours rassurant d’être guidé dans les premières étapes pour prendre en main l’outil. Vérifie que tu auras bien les ressources nécessaires : FAQ, articles, vidéos tutos, support client réactif… Pouvoir discuter avec des experts qui sauront te guider ou te former te permettra d’être beaucoup plus autonome sur la suite.

A qui appartiennent les données de mon événement ?

Ce point peut sembler parfois un peu flou, pour autant c’est un sujet capital pour la suite de l’organisation et la communication de ton festival. Par les données de votre événement, il faut comprendre toutes les informations liées à tes participants et leurs comportements. Ces informations sont récoltées pendant la vente de billets, mais aussi le jour de l’événement. On peut citer :

  • Les réponses aux formulaires : noms, prénoms, adresse mail, toute autre question qui te semble intéressante (profession, numéro de téléphone, zone géographique, ect..)
  • Leur niveau de fidélité : est-ce qu’ils sont venus aux précédentes éditions ? Ces informations te permettent de personnaliser ta stratégie de communication en proposant un code de réduction aux plus fidèles par exemple
  • Leur comportement lors de l’événement : Ont-ils réservé puis annulé leur venu ? Ont-ils tendance à réserver un billet mais ne pas se rendre à l’événement ? Ont-ils réservés des activités ? Préparé leur planning ? Tu peux avoir toutes ces informations automatiquement grâce à un CRM connecté à ta billetterie en ligne.

Puis-je créer un parcours de réservation aux couleurs de mon événement ?

L’événementiel est de plus en plus concurrentiel. Il existe une multitude de choix pour les participants et la clef pour remplir ton événement est d’être connu et reconnu par ta communauté. La différenciation est capitale. Pour être reconnu du premier coup d’œil, tu dois avoir une véritable identité visuelle et respecter une charte graphique précise en lien avec l’univers de ton événement pour tous tes visuels.

 

Ton logo, tes couleurs, une description sur la page d’inscription, les informations pratiques (lieu, date, heure, etc.). Ce sont des informations importantes à préciser qui t’éviteront d’avoir à gérer des participants en panique au dernier moment.

Puis-je récupérer rapidement les recettes de mon événement ?

Souvent, la billetterie représente 50% de la trésorerie de l’événement, c’est très important de pouvoir récupérer cette somme en cours d’organisation. Ton budget tient compte de tes objectifs, mais également des gains potentiels et des risques de changement d’organisation de dernière minute. Il faut toujours une marge d’adaptation pour réagir sur le moment. Parfois, les recettes de tes préventes de billets peuvent être utiles pour avoir une trésorerie supplémentaire. Un prestataire qui simplifie la récupération de votre argent sera ton ami.

 

Prêtes attention aux conditions générales d’utilisation et si ton prestataire fonctionne en contrat transparent. Dans ce cas, tu restes totalement responsable de la gestion de votre trésorerie. Vous récupérez quand vous le souhaitez l’argent de vos ventes de billets grâce à notre système d’avance de trésorerie.

Est-il facile de rembourser mes participants en cas d’imprévus ?

Report, annulation : la période de start and go liée au Covid nous aura appris qu’un système de remboursement particulièrement rapide et flexible est tout aussi important qu’un parcours d’inscription fluide. Ceci pour éviter le mécontentement des participants qui avait déjà pris leurs billets. Garder le contrôle sur tes remboursements est un véritable avantage pour maîtriser ton image. Aussi, il est intéressant de proposer différentes options de remboursement :

  • un remboursement du prix intégral
  • la conservation du billet pour une date ultérieure
  • un don

 

Prends connaissance de la politique de remboursement de la plateforme de billetterie en ligne que tu as choisie. En fonction du prix du billet, les participants seront contents d’avoir le choix si tu es dans l’obligation d’annuler.

Les paiements sont-ils sécurisés ?

Quand il s’agit de paiements, il est indispensable de proposer un parcours complètement sécurisé pour les participants qui utilisent leur carte bancaire pour acheter un billet en ligne. Le prestataire doit garantir un parcours de paiement entièrement sécurisé et se renseigner sur les nouveautés concernant la réglementation des paiements.

Y a t-il une équipe pour m’accompagner en cas de besoin ?

La qualité du support client est importante quand il s’agit de l’événementiel. Il existe 2 situations clefs qui peuvent te demander de faire appel au support client de ton prestataire de billetterie en ligne :

 

  • Pendant la configuration de ta billetterie si tu fais face à un besoin spécifique ou une problématique qui n’est pas résolue par la FAQ.
  • Le jour de ton événement pour assurer l’accueil de tes participants dans les meilleures conditions. Tu peux louer du matériel de contrôle d’accès lié à votre billetterie en ligne et demander une formation à son utilisation.

Le support client répond-il rapidement ? Des experts sont-ils disponibles pendant vos horaires de travail ? Le prestataire propose-t-il une astreinte ? Est-il possible de se faire accompagner lors de ton premier évènement pour la prise en main de l’outil ? Chaque événement à son propre besoin en accompagnement.

Tu as un projet d’événement et tu cherches une billetterie en ligne pour lancer tes ventes de billets ? Découvres des plateformes de gestion d’événement qui sauront répondre à ton besoin.

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